Kommunikasjonsplan for utbyggingsprosjekt
En kommunikasjonsplan trenger ikke være et tjuesiders dokument. Den trenger å svare på hvem som blir berørt, hva de får vite, når de får vite det, og hvem som svarer når de tar kontakt.
Seks steg
- 1. Kartlegg berørte
Tegn prosjektområdet i kartet og hent ut berørte eiendommer fra matrikkelen. Del inn i grunneiere med avtalebehov, naboer som berøres av anleggsdrift, og øvrige innbyggere.
- 2. Definer budskap per målgruppe
Grunneiere trenger avtale- og erstatningsinformasjon. Naboer trenger å vite støy, støv, adkomst og varighet. Øvrige trenger framdrift og hva som blir resultatet.
- 3. Velg kanaler
Åpen prosjekthjemmeside som fast informasjonspunkt, e-post eller brev som varselkanal, og anleggsmeldinger som innkanal for spørsmål og klager.
- 4. Sett frekvens og milepæler
Fast statusoppdatering minst hver fjortende dag, pluss varsel før sprengning, vannstengning, omlagt adkomst og oppstart av nytt byggetrinn.
- 5. Plasser ansvar
Én navngitt kontaktperson utad, én som publiserer oppdateringer og én som svarer på innkomne meldinger innen avtalt svarfrist.
- 6. Dokumenter underveis
Logg alle varsler, meldinger og svar på eiendommen i kartet, slik at planen kan etterprøves og brukes i sluttoppgjør og arkiv.
Ofte stilte spørsmål
Hva bør en kommunikasjonsplan for et utbyggingsprosjekt inneholde?+
Målgrupper og berørte eiendommer, budskap per målgruppe, kanaler, frekvens og milepæler for varsling, navngitt ansvar, svarfrister og hvordan kommunikasjonen dokumenteres.
Hvor ofte bør utbygger oppdatere naboene?+
En fast oppdatering minst hver fjortende dag i aktiv anleggsfase, i tillegg til hendelsesstyrte varsler om sprengning, vannstengning, omlagt adkomst og oppstart av nye byggetrinn.
Hvem har ansvaret for kommunikasjonen i prosjektet?+
Byggherre eller utbygger eier kommunikasjonen mot naboer og grunneiere, selv når entreprenøren utfører arbeidet. Planen bør navngi én kontaktperson utad og én som svarer på innkomne meldinger.